①內(nèi)部文件：含質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、表單，檔案室應(yīng)有完整一份；（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件要裝訂成冊(cè)，資料員負(fù)責(zé)）。
②外部文件：所有檢測(cè)所需的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，及ISO/IEC17025：2017（CNAS-CL01：2018），應(yīng)用說(shuō)明及若干政策，JJF1059-1999等應(yīng)有一份。
③以上文件，如要發(fā)放，必須運(yùn)行文件發(fā)放程序（如蓋受控章、做發(fā)放記錄）。如何制定實(shí)驗(yàn)室文件的編號(hào)？實(shí)驗(yàn)室的文件編號(hào)的要求為：
實(shí)驗(yàn)室文件的編號(hào)可以由實(shí)驗(yàn)室自己制定規(guī)則，只要滿(mǎn)足上述要求即可。上述要求在整份文件中共同體現(xiàn)，而不是把上述內(nèi)容揉到一個(gè)編號(hào)里面。每臺(tái)設(shè)備由設(shè)備員做一個(gè)檔案盒，按設(shè)備編號(hào)對(duì)其進(jìn)行編號(hào)，并確保檔案盒中有以下內(nèi)容：
設(shè)備檔案卡、采購(gòu)申請(qǐng)、驗(yàn)收記錄、合格證、使用說(shuō)明書(shū)、歷年的檢定證書(shū)、使用記錄、定期維護(hù)記錄、維修記錄、期間核查記錄、停用報(bào)廢記錄。補(bǔ)充：儀器設(shè)備檔案應(yīng)包括哪些內(nèi)容一般實(shí)驗(yàn)室都會(huì)做儀器設(shè)備的檔案，儀器設(shè)備檔案具體要包含哪些內(nèi)容，準(zhǔn)則并沒(méi)有強(qiáng)制要求，在準(zhǔn)則中要求的是設(shè)備校準(zhǔn)和驗(yàn)證結(jié)果的記錄，一般來(lái)說(shuō)儀器設(shè)備檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：（以下供參考，實(shí)驗(yàn)室可以根據(jù)實(shí)驗(yàn)室自己的情況做調(diào)整）1.儀器設(shè)備履歷表，包括儀器設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)或規(guī)格、制造商、出廠(chǎng)編號(hào)、儀器設(shè)備唯一性識(shí)別號(hào)、購(gòu)置日期、驗(yàn)收日期、啟用日期、放置地點(diǎn)、用途、主要技術(shù)指標(biāo)、保管人等等；2.儀器購(gòu)置申請(qǐng)、說(shuō)明書(shū)原件、產(chǎn)品合格證、保修單；
3.驗(yàn)收記錄、安裝調(diào)試報(bào)告；
4.檢定、檢定記錄，儀器設(shè)備檢定校準(zhǔn)的計(jì)劃，下次校準(zhǔn)、檢定的時(shí)間；
5.儀器設(shè)備操作規(guī)程及維護(hù)規(guī)程（必要時(shí)）；
6.保養(yǎng)維護(hù)和運(yùn)行檢查計(jì)劃；
7.使用記錄（定期歸檔）；
8.保養(yǎng)維護(hù)記錄；
9.運(yùn)行檢查記錄；
10.損壞、故障、改裝或修理的歷史記錄由資料員負(fù)責(zé)完善，內(nèi)容包括：人員檔案卡，學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、上崗證、職稱(chēng)證、其他資格證（如內(nèi)審員證），發(fā)表的論文，年度的考核等資料。每人一檔，與人員一覽表的先后順序?qū)?yīng)。（每人做一個(gè)檔案袋）。不管以打印出來(lái)的方式保存，還是以電子檔的形式保存，都要定期存檔，并確保其包含足夠的信息。(必須與報(bào)告單、委托單對(duì)應(yīng)，最好裝訂在一起)。
所有報(bào)告必須留存一份，并按一定的順序整理好存檔。按項(xiàng)目或時(shí)間順序一個(gè)一個(gè)檔案盒放好，并做好目錄。（特別是申請(qǐng)認(rèn)可項(xiàng)目相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)一定要有報(bào)告、原始記錄（含校準(zhǔn)曲線(xiàn)、圖譜等）、樣品登記表、設(shè)備使用記錄、委托單、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄等）。
