有效開(kāi)展審核是內(nèi)審員、外審員及過(guò)程審核員確保管理體系合規(guī)性和持續(xù)改進(jìn)的核心能力。以下是結(jié)合審核方法和技巧的綜合指南，涵蓋審核前準(zhǔn)備、實(shí)施過(guò)程及后續(xù)跟蹤的關(guān)鍵要點(diǎn)：
一、審核前的準(zhǔn)備工作
明確審核目標(biāo)和范圍 根據(jù)審核類型（內(nèi)部、外部或過(guò)程審核），明確目的和邊界，例如驗(yàn)證合規(guī)性、識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)或評(píng)估流程有效性。 制定詳細(xì)的審核計(jì)劃，包括時(shí)間表、審核員分工及資源分配，確保覆蓋所有關(guān)鍵環(huán)節(jié)。 熟悉相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與文件 掌握適用的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如ISO 9001、ISO 14001）及組織內(nèi)部文件（如程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書）。 提前查閱被審核方的歷史記錄（如糾正措施、內(nèi)審報(bào)告），識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。 編制檢查表和工具 設(shè)計(jì)針對(duì)性的檢查表，結(jié)合“5W1H”（Why、What、Who、Where、When、How）原則，確保提問(wèn)全面且有邏輯。 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)收集工具，如記錄表格、抽樣方案及數(shù)據(jù)分析模板。
二、審核實(shí)施的核心方法
面談與提問(wèn)技巧 開(kāi)放式提問(wèn)：例如“請(qǐng)描述這個(gè)流程的操作步驟”，以獲取詳細(xì)信息。 封閉式提問(wèn)：用于確認(rèn)事實(shí)，如“是否完成了培訓(xùn)記錄？”。 思考式提問(wèn)：如“為什么選擇這個(gè)供應(yīng)商？”以追溯問(wèn)題根源。
注意：避免引導(dǎo)性問(wèn)題，多傾聽(tīng)并觀察非語(yǔ)言反饋。現(xiàn)場(chǎng)觀察與驗(yàn)證 通過(guò)實(shí)地查看設(shè)備、操作流程及標(biāo)識(shí)，驗(yàn)證是否符合文件要求。例如，檢查生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)是否按作業(yè)指導(dǎo)書執(zhí)行。 采用“順藤摸瓜”策略，追蹤問(wèn)題線索至根本原因，如從客戶投訴追溯至設(shè)計(jì)缺陷。 文件與記錄審查 抽樣檢查關(guān)鍵記錄（如培訓(xùn)記錄、檢驗(yàn)報(bào)告），驗(yàn)證完整性和一致性。例如，確保表單修改有簽名確認(rèn)。 關(guān)注記錄的“四性”：真實(shí)性、完整性、可追溯性及合規(guī)性。 客觀證據(jù)的收集與記錄 記錄需包含時(shí)間、地點(diǎn)、人物及具體事實(shí)，確?？勺匪?。例如：“2025-03-14，生產(chǎn)車間A未按SOP進(jìn)行首件檢驗(yàn)”。 使用多種證據(jù)形式，如照片、錄音（需征得同意）及原始文件復(fù)印件。
三、審核中的應(yīng)對(duì)策略與技巧
處理不同類型被審核方 抵觸型：保持冷靜，以事實(shí)為依據(jù)，避免爭(zhēng)論。 掩蓋型：變換提問(wèn)方式，必要時(shí)要求提供額外證據(jù)。 高談闊論型：及時(shí)聚焦實(shí)際問(wèn)題，避免陷入理論討論。 判斷不符合項(xiàng)的原則 客觀性原則：僅以可驗(yàn)證的證據(jù)為依據(jù)，避免主觀臆斷。 分級(jí)原則：根據(jù)嚴(yán)重性分為嚴(yán)重、一般、輕微不符合項(xiàng)及觀察項(xiàng)。 溝通與反饋 末次會(huì)議前與受審核方溝通不符合項(xiàng)，確保雙方對(duì)事實(shí)和整改要求達(dá)成一致。 保持專業(yè)態(tài)度，避免介入組織內(nèi)部矛盾。
四、審核后的跟蹤與改進(jìn)
編制審核報(bào)告 報(bào)告需清晰描述不符合項(xiàng)、證據(jù)及改進(jìn)建議，避免模糊表述。 突出系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)，如流程漏洞或資源不足。 糾正措施驗(yàn)證 跟蹤整改計(jì)劃（通常不超過(guò)3個(gè)月），通過(guò)文件審查或現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查確認(rèn)有效性。 使用PDCA循環(huán)（計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-處理）推動(dòng)持續(xù)改進(jìn) 經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與培訓(xùn) 內(nèi)審員應(yīng)定期分享審核案例，提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)能力 參與外部培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新技術(shù)（如大數(shù)據(jù)分析）以增強(qiáng)審核深度
五、不同類型審核員的側(cè)重點(diǎn)
內(nèi)審員：關(guān)注內(nèi)部流程的合規(guī)性與改進(jìn)機(jī)會(huì)，需熟悉組織文化和內(nèi)部文件 外審員：側(cè)重標(biāo)準(zhǔn)符合性及法律要求，需保持獨(dú)立性，避免利益沖突 過(guò)程審核員：聚焦生產(chǎn)或服務(wù)流程的穩(wěn)定性，采用VDA 6.3等工具評(píng)估過(guò)程能力
